Ergoday "Werken met focus"

Op 30 maart vond de Ergoday "Werken met focus" plaats. Met de recente wetgeving rond deconnectie is het relevant even stil te staan met hoe mensen vandaag met focus kunnen werken op kantoor. Als ergonoom kan men via het ontwerp ook de mogelijkheden om te concentreren en deconnecteren stimuleren of ondersteunen.

Altijd "aan"? Balans tussen connectie en deconnectie
Alice Verlinden, KU Leuven - presenatie

De toenemende digitalisering zorgt voor een aantal paradoxen: autonomie, productiviteit en sociaal. Op vlak van autonomie is het vandaag technisch mogelijk om te kiezen waar en wanneer men werkt. Daartegenover staat echter dat de grenzen tussen werk en privé vervangen en men dus toch minder kan deconnecteren. Op sociaal vlak laat ICT toe dat medewerkers op afstand met elkaar samenwerken. Toch creëert dit ook afstand of isolatie omdat men veel minder op kantoor komt. Naar productiviteit toe maakt het steeds verbonden zijn het moeilijker om te focussen. De faciliteiten thuis en op kantoor zijn zo uitgerust dat de technologie overal efficiënt en toegankelijk is. Toch betekent dit ook dat men steeds onderbroken kan worden en de onvoorspelbaarheid toeneemt. Al deze apsecten maken dat deconnecteren niet altijd evident is.

Deconnectie in de onderneming. Wat moet, kan en werkt?
Annick Alders,  Cautius - presentatie

Sinds 1 april moet elk bedrijf afspraken gemaakt hebben rond deconnectie. Toch zal een wetgeving zonder sanctie weinig veranderen. Daarvoor is meer nodig. Een deconnectiebeleid omvat 5 stappen. In de eerste plaats zijn er inderdaad de afspraken rond deconnecteren buiten het werk en daarna deconnecteren binnen de werkuren. Om die policy tot leven te brengen is in de derde stap sensibiliseren nodig om de waarom uit te leggen. Vervolgens dient communicatie om de boodschap uniform en duidelijk tot bij de medewerkers te brengen. Tot slot is er nood aan monitoring voor wie de afspraken niet volgt.

Principes kantoorinrichting voor concentreren en deconnecteren
Siel Vervalle, Liantis - presentatie

Werken met focus of geconcentreerd werken dient centraal te staan vanaf het bedenken van het kantoorconcept. Er zijn vier basistaken op kantoor: concentreren, communiceren, samenwerken en deconnecteren. Bij het geconcentreerd werken is er visuele en akoestische privacy nodig. Afleiding door prikkels verstoort immers de productiviteit. Communiceren kan hybride context zowel fysiek als digitaal. Dat dient in aparte ruimtes te gebeuren. Samenwerken betreft het vergaderen, brainstormen, projectwerk,… Om dit te stimuleren kunnen hier meer levendige kleuren gebruikt worden. Tot slot dient er ook ruimte te zijn om te deconnecteren of te ontspannen. Dat is klassiek de koffiecorner of ruimtes waar beweging mogelijk is.

Wat zeggen medewerkers over focus op kantoor en thuis
Pierrick Masure, Leesman - presentatie

De Leesman index bevraagt de “work place experience” of hoe goed de werkomgeving de medewerker ondersteunt. Zo komen ze tot vijf super drivers: geplande meetings, creatieve meetings, leren van anderen, ontspannen en individueel focus werk. Het thuiswerken scoort daarbij heel goed. Het kantoor heeft enkel meerwaarde voor het leren van anderen. De vraag is dan hoe men meer mensen terug naar kantoor kan krijgen of wat men kan doen om het kantoor te verbeteren. Dat is verrassend genoeg meer focus werk mogelijk maken. De grotere meerderheid van de kantoormedewerkers vergadert niet de hele dag. Dat betekent dat men tussendoor geconcentreerd moet kunnen werken. Dat is de meest doorslaggevende factor in de beleving van de werkplek, meer dan het kunnen samenwerken met elkaar. De huidige kantoren scoren doorgaans niet goed op vlak van lawaai met een tevredenheid van 28% in de Benelux.

Meer focus, opportuniteiten en uitdagingen
Wim Ponsaert, ING - presentatie

De evolutie van kantoorgebouwen van ING is van de grote open landschapskantoren naar nieuwe kantoren waarbij nog maximaal 6 à 12 mensen samenzitten. Deze kleinere ruimtes met geconcentreerd werken worden dan gescheiden door vergaderzalen. Om akoestische problemen aan te pakken in bestaande gebouwen hebben ze reeds heel wat geëxperimenteerd. Zo hebben ze positieve ervaringen met sound masking. Hierbij voegt men achtergrondlawaai toe om de spraakverstaanbaarheid te verbeteren. Wandjes aan de bureautafel dienen rondom en heel hoog te zijn om enig effect te hebben. Een akoestisch plafond is dan interessanter en effectiever. Wat noise canceling headsets betreft gaat passieve noise cancelling interessant zijn voor de beller, maar de ontvanger krijgt alle achtergrondlawaai door. Bij actieve noise canceling is het omgekeerd. De beller hoort alle rumoer, maar de ontvanger krijgt hier niets van door. Met adaptieve noise canceling headsets wil men het geluid en de verstaanbaarheid optimaal krijgen voor zowel de beller als de ontvanger.